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Em layoff o que fazer aos sistemas de TI

Hotéis fechados, equipas reduzidas a uma mão cheia de elementos num misto de teletrabalho e presente no edifício, assegurando deste modo os serviços mínimos necessários e a segurança das instalações. Mesmo fechada a porta há áreas que não fecham a 100%, sendo as TI uma delas. Aplicamos os mesmos princípios de quando se encerra uma unidade para obras.
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4 minutos

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Comecemos pelos princípios básicos

As unidades hoteleiras independentes ou pequenos grupos são por norma apoiados por um misto de técnico informático interno e/ou parceiro tecnológico em outsourcing. E é com base nestas “equipas” que devem acautelar sistemas e processos que devem estar devidamente salvaguardados durante a fase de lay-off.

1. Cópias de Segurança (aka backups)
São para ser mantidas em regime diário tal como se o hotel se encontrasse em operação.

2. Serviços de TI para hóspedes e serviços não essenciais
Por exemplo: wifi, TV, sistema de reservas de mesa, pos.
Devem ser desativados pois permitem algumas poupanças a nível de consumos de energia e como bom princípio de segurança, pois um sistema apenas deve estar operacional se existir usabilidade para o mesmo.

3. Cibersegurança
Independentemente da organização de TI que tenha, se há função que não pode ser suspensa ou mesmo reduzida é a defesa dos ativos digitais da empresa. As situações de crise são sinónimo de um aumento de atos de crime e burla informática. A indústria hoteleira mantém o seu estatuto de alvo prioritário mesmo em lay-off. Os ataques de phishing e de engenharia social com devoluções de cancelamentos são, até ao momento, aqueles que aumentaram exponencialmente com o eclodir da crise pandémica.

No caso da cibersegurança, se ainda não o fez, aproveite esta oportunidade para entregar a totalidade da gestão e operação a um parceiro especializado. Se, erradamente, ainda mantiver a função de cibersegurança internamente não poderá implementar o layoff ao pessoal adstrito a esta área.

O que fazer às aplicações hoteleiras

Olhando para as aplicações internas importa frisar que uma situação de encerramento da atividade aos hóspedes e passantes altera profundamente a necessidade do uso de sistemas.

As melhores práticas de continuidade de negócio para o setor atribuem as prioridades da seguinte forma:

Comunicação

Todos os canais devem permanecer abertos e atendidos por pessoal especializado. Para lá do inevitável email (acedido no local ou em teletrabalho sob protocolo seguro), as redes sociais, mensagens instantâneas (p. exemplo whatsapp) devem estar 100% operacionais. 

Já a central telefónica, e sem nos alongarmos às especificidades de cada situação, poderá estar desviada ou mesmo virtualizada (executada na cloud).

ERP

O conjunto das funções financeiras, compras, recursos humanos, processamento de salários.

Sendo este o ecossistema que terá mais atividade importa implementar uma solução de ligação segura e acesso remoto. Tal procedimento permite a execução de um conjunto de processos chave.

Exemplos de processos chave:

  • Conformidade: E-Government, AT, SEF.
  • Processamento de salários – adaptado ao modelo de layoff
  • Pagamentos a fornecedores
  • E-Banking
  • Contabilidade Geral e Analítica
  • Gestão de stocks.

No seguimento do exemplo estão identificados dois cenários para os quais se requer especial atenção.

Serviços em Outsourcing

Considerando-se a hipótese do processamento de salários se encontrar em outsourcing, há a ponderar a utilização de um sistema de terceiros.

Que garantias contratuais temos que o parceiro continua a operar? Como poderemos ter controlo das funções em caso de um layoff integral por parte do fornecedor?

Terminal Remoto

Na realidade nacional é comum o sistema de contabilidade estar instalado na rede  interna do hotel/cadeia sendo, em circunstâncias normais de funcionamento, apenas usado pelo staff quando nos seus postos de trabalho. Cabe adaptar a acessibilidade remota.

Este artigo seria demasiado extenso se analisássemos todos os cenários possíveis, mas importa sempre assegurar que o acesso é feito de forma segura e que cada utilizador tem os direitos estritamente necessários à execução das suas tarefas.

O lado positivo é que muitos dos fornecedores principais do mercado, como por exemplo: Primavera, PHC , Microsoft, já tem capacidade de expor os seus sistemas a cenários de trabalho remoto.

Property Management System (PMS)

A sua operacionalidade deve ser mantida de forma a gerar os fechos diários, manutenção de preços e inventário e, ainda, a gestão de reservas.

O fecho de dia deve ser automatizado para uma hora noturna.

A gestão diária deve ser efetuada pela área de reservas / comercial. Os volumes de atividade são expectavelmente baixos.

A grande maioria dos produtos PMS, no mercado nacional, já é executada em ambiente web.  Pelo que a sua prioridade deverá ser dada à forma como se ligarão os utilizadores ao PMS, caso os servidores estejam instalados dentro da sua rede interna.

Este artigo seria demasiado extenso se analisássemos todos os cenários possíveis, mas importa sempre assegurar que o acesso é feito de forma segura e que cada utilizador tem os direitos estritamente necessários à execução das suas tarefas.

O lado positivo é que muitos dos fornecedores principais do mercado, como por exemplo: Primavera, PHC , Microsoft, já tem capacidade de expor os seus sistemas a cenários de trabalho remoto.

Revenue Management (RMS)

Embora seja um sistema usualmente nativo da cloud e de fácil acesso em regime de teletrabalho, importa realçar aqui a necessidade de reconfigurar os sistemas deste tipo que operam  em modo de decisão.

Isto é, configurações em que  o sistema de Revenue Management impõe preços aos sistemas de venda como o PMS, IBE etc.

Hotéis que usem esta arquitetura têm que desligar esta função. Perante a procura perto do zero a tendência dos algoritmos dos RMS é de baixar as tarifas o que é um erro quando a inexistência de procura é exógena. O suporte do fornecedor deve ser capaz de o auxiliar a “desligar” este fator de risco.

Durante e no pós covid, os empresários e decisores procurarão outras abordagens a custos e processos, e como um popular meme da internet apregoa o Corona será o dinamizador da transformação digital da empresa. A hotelaria não será exceção à regra.

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